Dobór wag w sklepie samoobsługowym

Jak dobierać wagi do placówki handlowej

Wagi w placówce handlowej stanowią istotne narzędzie w procesach sprzedażowych. Należy pamiętać, że ich wskazania służą do określania ilości sprzedawanego towaru, a tym samym do wyliczania należności.

Wagi do sklepu należy dobierać w zależności od wielkości placówki handlowej, jak również organizacji sprzedaży. Prawidłowo dobrane urządzenia zapewnią właściwą pracę oraz przyczynią się do obniżenia wartości oszustw dokonywanych przez klientów lub obsługę.

Zastosowanie wag, a trzy najczęściej spotykane modele sprzedaży warzyw i owoców

• Na stoisku z warzywami i owocami dla klientów udostępniona jest prosta waga kontrolna, natomiast ostateczny proces ważenia i obliczenia należności za towar odbywa się na stanowisku kasowym, gdzie zastosowanie znajduje waga kontrolna podłączona do kasy fiskalnej lub komputera, często zabudowana w boks kasowy.
  
  Korzyści:
  
  • niski koszt urządzeń
  • brak kosztu pracownika obsługującego wagi
  • znacznie zmniejszone ryzyko oszustwa ze strony klienta – praktycznie do zera
  
  
  
• Na stoisku warzywno-owocowym znajdują się wagi drukujące etykiety, obsługiwane przez pracownika sklepu – wówczas dla każdego towaru drukowana jest etykieta z kodem kreskowym, który jest odczytywany przy pomocy czytnika do kasy lub komputera na stanowisku kasowym.
  
  Korzyści:
  
  • wyeliminowanie pomyłek lub oszustw wynikających z niegodności pomiędzy zapakowanym towarem a kodem na etykiecie
  • możliwość rozliczania personelu z ilości sprzedanego towaru
  
  
  
• Samoobsługa – warzywa i owoce ważone są przez klientów przy pomocy specjalnych wag z dużą klawiaturą obrazkową, wydrukowane etykiety z kodem kreskowym naklejane są również przez klientów na opakowanie z towarem. Sprzedaż odbywa się poprzez odczytanie kodu kreskowego na stanowisku kasowym.
  
  Korzyści:
  
  • atrakcja dla klientów
  • brak kosztów obsługi

W sprzedaży mięsa, wędlin i nabiału znajdują zastosowanie wagi proste oraz wagi drukujące etykiety. W przypadku tych grup produktów niezbędne jest zatrudnienie pracowników, odpowiedzialnych za porcjowanie, krojenie i wydawanie towarów. W związku z tym nie znajdują tutaj zastosowania wagi samoobsługowe. Pojawia się natomiast inny rodzaj wag – wagi wiszące, zarówno kontrolne, jak i drukujące etykiety.

W zależności od koncepcji sprzedaży wybór wag powinien być oparty na różnych kryteriach.
W sklepach o tradycyjnej obsłudze, gdzie klient dokonuje zapłaty bezpośrednio na danym stoisku znajdą zastosowanie wagi kontrolne lub kalkulacyjne. Głównym elementem służącym zminimalizowania pomyłek jest automatyzacja możliwie wielu powtarzalnych operacji. W związku z tym warto wybrać wagę, którą można podłączyć do kasy fiskalnej lub komputera. Wówczas informacja na temat masy ważonej towaru jest przesyłana automatycznie bez możliwości przekłamania. Wybór towaru, a co za tym idzie ceny jednostkowej i należności za odważoną porcję towaru, może być dokonany na wadze lub w kasie/komputerze. Wagi kalkulacyjne umożliwiają zapamiętanie stosunkowo niedużej liczby towarów, co przy dużym asortymencie powinno skłonić właściciela placówki handlowej do prowadzenia ewidencji towarów w kasie fiskalnej lub komputerze. Takie podejście w znaczący sposób ułatwia analizę sprzedaży oraz zarządzanie zapasami.

W sklepach samoobsługowych z wydzielonymi stoiskami z mięsem i nabiałem istota zastosowania wag polega na sprawnym przeniesieniu informacji o masie i asortymencie z wagi do kasy fiskalnej. Najbardziej popularnym nośnikiem dla tych informacji jest aktualnie etykieta z kodem kreskowym, zawierająca informacje o produkcie oraz o jego masie lub (rzadziej) należności za daną porcję. Niestety spotyka się czasami „oszczędne” formy zapisu tych informacji w postaci ręcznie wypisywanej masy towaru oraz numeru kodu towaru. Taka forma wykorzystania wag niesie ze sobą olbrzymie ryzyko wystąpienia pomyłek zarówno na etapie wpisywania kodu i masy, jak i odczytu tych informacji przy kasie. Brak zbiorczych informacji o ilości wydanego towaru nie pozwala na porównanie masy towarów zakupionych, sprzedanych i ubytków. Można więc tylko przypuszczać, że wartość pomyłek po pewnym czasie przekracza oszczędność wynikającą z niższych kosztów zakupu wag etykietujących względem wag kalkulacyjnych. Dodatkowym, niewymiernym aspektem jest brak informacji o sprzedawanych towarów, a co za tym idzie utrudnione planowanie zakupów.

W większych placówkach handlowych wagi drukujące etykiety mogą być również wykorzystywane do drukowania etykiet dla towarów paczkowanych. Wówczas istotnym elementem jest możliwość pracy wagi w trybie paczkowania z automatycznym wydrukiem etykiety. Pozwala to na znacznie szybszą obsługę – etykieta jest drukowana samoczynnie po położeniu towaru na szalce i ustabilizowaniu odczytu. Wagi o rozbudowanych możliwościach pozwalają na drukowanie różnego typu etykiet dla różnych grup towarowych – etykiety dla towarów paczkowanych z reguły muszą zawierać informacje o składzie surowcowym, a tym samym ich wymiary muszą być większe. Etykieta dla towarów sprzedawanych w porcjach wskazanych przez klienta mogą być zdecydowanie mniejsze. W takich sytuacjach doskonale sprawdzają się wagi z kasetą na etykiety – w zależności od zastosowania wkładamy odpowiednią kasetę z właściwie dobranymi etykietami.

Przy prawidłowym doborze urządzeń ważących do potrzeb danej placówki handlowej należy również zwracać uwagę na funkcjonalność, łatwość obsługi oraz koszty eksploatacji. Jakość oraz dostępność serwisu są również ważnym kryterium wyboru urządzenia.

Istotne cechy wag drukujących etykiety to:

- łatwość obsługi

jakość klawiatury, ilość niezbędnych naciśnięć w celu uzyskania wydruku.

- sposób wymiany papieru

kaseta na rolkę etykiet umożliwia szybką wymianę, bez konieczności blokowania sprzedaży, w przypadku braku rolki. W wagach bez kasety istotnym elementem jest łatwość wymiany papieru, aby zminimalizować przestój w przypadku końca rolki.

- koszty eksploatacji

podstawową funkcją wag etykietujących jest drukowanie etykiet. Rozmiar i typ zastosowanych etykiet wpływa w znaczący sposób na koszty. Z jednej strony należy dążyć do ograniczania rozmiarów etykiety, z drugiej zaś należy pamiętać, że etykieta musi zawierać wszelkie niezbędne informacje, a wielkość czcionek musi pozwalać na odczytania najważniejszych informacji – nazwy towaru, jego masy i należności.

- serwis

Wagi elektroniczne, jak każde urządzenie może ulec awarii. Z punktu widzenia właściciela sklepu istotne jest, jak taka awaria wpłynie na pracę jego placówki.

Serwis gwarancyjny obejmuje awarie wynikające z wad fabrycznych. Z reguły jest realizowany przez producentów lub importerów, którzy dysponują odpowiednim zapleczem serwisowym. Niemniej jednak istotne jest, jak długo trzeba oczekiwać na naprawę wagi. Ponadto warto sprawdzić, jaki jest okres gwarancji i czy nie jest on ograniczony w stosunku do najbardziej wrażliwych elementów jak głowica drukująca.

Serwis pogwarancyjny jest również istotnym kryterium wpływającym na wybór wagi. Warto zweryfikować zarówno koszt części, jak stawki serwisu.

Wagi są narzędziem do prowadzenia sprzedaży, nie mają bezpośredniego wpływu na wzrost sprzedaży, jednak korzyści z zastosowania dobrze dobranego modelu są niewymierne – podobnie jak w przypadku zakupu samochodu dostawczego.
Dokonując zakupu wag, należy pamiętać, że prawidłowo eksploatowane urządzenie może pracować co najmniej kilka lat,
a w przypadku wag prostych i kalkulacyjnych nawet kilkanaście lat. Należy więc dobierać wagi, pamiętając o planach rozwojowych biznesu,
w taki sposób, aby nie było konieczności wymiany wag na nowe po kilku miesiącach. Przemyślany zakup nie będzie generował niepotrzebnych wydatków, a tym samym wpłynie na optymalizację zysków firmy. 

Szkolenia personelu

Wagi są urządzeniami prostymi, jednak wymagają ostrożności w obsłudze. Sercem wag sklepowych jest belka tensometryczna, która posiada określony zakres obciążeń. Rodzaj zastosowanej belki jest powiązany z zakresem ważenia wagi. Pomimo stosowania zabezpieczeń przed przeciążeniem nie należy na wadze kłaść towaru o masie przekraczającej zakres ważenia. Może to spowodować co najmniej odkształcenie belki tensometrycznej, co ma wpływ na przekłamywanie wyników ważenia. Znaczne przekroczenie zakresu ważenia prowadzi do trwałego i nieodwracalnego uszkodzenia belki i pociąga za sobą konieczność jej wymiany. Trwałe uszkodzenie belki może również nastąpić po zrzuceniu na szalkę przedmiotu lżejszego niż zakres ważenia, ze względu na działanie sił dynamicznych.

W wagach drukujących etykiety dodatkowo należy zwracać uwagę na prawidłową obsługę mechanizmu drukującego.

Pierwszy element to zakładanie papieru. W wagach z kasetą na rolkę etykiet jest to znacznie prostsze i można tę operację przeprowadzać spokojnie na zapleczu sklepu. W przypadku wag bez kasety operacja wymiany papieru często odbywa się na oczach zniecierpliwionych klientów oczekujących w kolejce. Wówczas łatwo o błąd i wynikające z niego problemy – w skrajnych przypadkach może dojść do uszkodzenia głowicy drukującej.

Druga istotna kwestia to okresowe przeglądy i konserwacja wag, w szczególności w zakresie mechanizmu drukującego. W zależności od jakości stosowanych materiałów eksploatacyjnych (etykiet samoprzylepnych) operacje takie powinny być przeprowadzane nie rzadziej niż raz na kilka miesięcy. Przegląd obejmuje sprawdzenie stanu czystości głowicy i w razie potrzeby oczyszczenie z nagromadzonego kleju i zanieczyszczeń. Do czyszczenia należy stosować miękkie szmatki lub waciki nasączone spirytusem lub benzyną ekstrakcyjną. Należy pamiętać, ze głowicy drukującej pod żadnym pozorem nie wolno czyścić ostrymi narzędziami (nóż, igła itp.). Uszkodzenia spowodowane niewłaściwym obchodzeniem się z drukarką nie podlegają gwarancji, a ich naprawa jest stosunkowo kosztowna.

Szkolenie z zakresu obsługi wagi nie wymaga dużo czasu, a zapobiega ewentualnym wydatkom na naprawę lub zmniejszeniu przychodów
w przypadku powstawania kolejek, kiedy ekspedientka zbyt długo zmienia rolkę etykiet.

Personel obsługujący wagi należy również przeszkolić z zakresu prawidłowego otwierania i zamykania wszelkich elementów ruchomych wag, to również są elementy najczęściej ulegające uszkodzeniom z winy personelu.

Kontrola ubytków 

Problemem każdej placówki handlowej są rozbieżności pomiędzy masą zakupionych towarów ważonych, a sumą sprzedanych towarów i pozostałości.

Rozbieżności te mogą wynikać z braku kontroli na każdym z etapów magazynowania, jak również nieprawidłowości, wynikających ze strony personelu i klientów.

Ewentualne nieprawidłowości w pracy personelu można wyeliminować tylko i wyłącznie po wprowadzeniu pełnego rozliczenia towaru.
Wagi są do tego idealnym narzędziem, ale wtedy, kiedy współdziałają z systemem komputerowym do obsługi placówki handlowej i danymi z kas fiskalnych.

Jedynym źródłem przychodu towarów jest ich zakup. Natomiast rozchody możemy podzielić na kilka strumieni:

•   Normalna sprzedaż – klient na stoisku z wagą otrzymuje zważoną porcję wybranego przez siebie towaru (najlepiej wraz z etykietą), idzie z nim do kasy, gdzie zawierana jest transakcja sprzedaży, a pośrednio prowadzona ewidencja wydania towaru.
  
  
•  Ubytki naturalne – wszelkiego typu odpadki typu końcówki wędlin, opakowania itp.
  
  
•  Towary przeterminowane i zepsute – niektóre towary mogą nie zostać sprzedane przed upływem terminu przydatności do spożycia. Wówczas muszą być wycofane ze sprzedaży, a tym samym zdjęte ze stanu magazynu placówki handlowej.
  
  
•  Działania ze strony klientów:
  1. samowolne degustacje – w szczególności w przypadku owoców, ale dotyczy to również innych towarów. W tym obszarze wyróżnić możemy 2 przypadki – gdy klient „podjada” towar bez ewidencjonowania (np. winogrona, jabłka, brzoskwinie itp.) oraz drugi – klient otrzymuje towar zapakowany przez sprzedawcę, ale zjada go nim dojdzie do kasy;
  2. rezygnacja z zakupów poprzez odłożenie zważonej i zapakowanej porcji w dowolnym miejscu sklepu – np. na stoisku z proszkami do prania. Taki towar nie nadaje się z reguły do ponownego użytku;
  3. przemycenie zapakowanego towaru bez ewidencjonowania w kasie fiskalnej;
  4. ukrywanie drogich produktów wśród dużej ilości towaru taniego,

•  Działania ze strony personelu – niewłaściwe wskazanie sprzedawanego towaru – np. dla szynki za ok. 30zł drukowana jest etykieta dla zwykłej kiełbasy za ok. 10zł.

 W celu zminimalizowania rozbieżności i zachowania pełnej kontroli nad rozchodem towaru należy:

• Prowadzić szczegółową ewidencję przyjęć, wydań i sprzedaży poszczególnych towarów. Każdy towar powinien mieć swój indywidualny kod.
  
  
• Rozliczać personel z łącznej masy wydanych poszczególnych towarów. Wagi drukujące etykiety gromadzą informacje o sprzedaży wszystkich zaprogramowanych produktów. W przypadku błędnie wystawionej etykiety można na wadze przeprowadzić operację stornowania lub można zbierać błędne etykiety, by na koniec dnia lub zmiany dokonać pomniejszenia wydania o wartości z błędnych etykiet. Taki system mobilizuje również pracowników pod innym względem – konieczność rozliczania się z każdej błędnej etykiety wymusza większą staranność na etapie ich wystawiania, a co za tym idzie zmniejszają się koszty materiałów eksploatacyjnych.
  
  
• Rozliczać towary zepsute/uszkodzone, przeterminowane oraz skrawki i opakowania.
  
  
• Przeszkolić i zobowiązać personel do takiego pakowania towarów po zważeniu, aby nie można było do opakowania dołożyć tego samego lub innego towaru.
  
  
• Wyeliminować stoiska samoobsługowe. W przypadku samoobsługi na stoiskach warzywno-owocowych bardzo często dochodzi do sytuacji wydrukowania etykiety i ponownego dołożenia towaru do opakowania/reklamówki. Kasjerka nie posiadająca wagi nie jest w stanie zweryfikować zgodności rzeczywistej masy produktu z informacją na etykiecie.
  
  
• Na bieżąco monitorować zachowanie klientów w sklepie w szczególności w pobliżu stoisk warzywno-owocowych.